Fakturera rätt

Obligatoriska uppgifter på fakturan

En faktura är inte bara ett betalningskrav. Den är också det underlag som ger din kund rätt att dra av momsen, och den är ett verifikat i din egen bokföring. Saknas uppgifter kan kunden nekas momsavdrag, och då kommer fakturan tillbaka.

Det här ska normalt finnas med:

• Säljarens namn och adress
• Säljarens organisationsnummer och momsregistreringsnummer
• Köparens namn och adress
• Ett unikt fakturanummer i en obruten nummerserie
• Fakturadatum och förfallodatum
• Beskrivning av varan eller tjänsten, med mängd och enhet
• Belopp exklusive moms
• Momssats och momsbelopp, redovisat separat per skattesats
• Totalbelopp att betala
• Betalningsuppgifter: bankgiro, plusgiro, kontonummer eller Swish

Är du godkänd för F-skatt bör det framgå av fakturan. Det är inget formellt krav i sig, men kunden vill normalt se det för att veta att den inte behöver göra skatteavdrag på ersättningen.

Förenklad faktura

Vid mindre belopp får en förenklad faktura användas. Den kräver färre uppgifter, ungefär som ett kvitto i en butik. Gränsen ändras över tid, så kontrollera aktuellt belopp hos Skatteverket. I företagsförhållanden är det ändå oftast bäst att skicka en fullständig faktura, eftersom kunden behöver den för sin bokföring.

Fakturanummer och nummerserie

Fakturanumren ska vara unika och följa en obruten serie. Syftet är spårbarhet: det ska gå att se att ingen faktura har försvunnit. Ett vanligt upplägg är årtal plus löpnummer, till exempel 2026-0001, 2026-0002 och så vidare.

Om du upptäcker ett fel i en skickad faktura får du inte radera den och skriva om. Då uppstår ett hål i serien. I stället skapar du en kreditfaktura som upphäver den felaktiga, och därefter en ny korrekt faktura med nytt nummer. Kreditfakturan ska hänvisa till den ursprungliga fakturans nummer.

Betalningsvillkor

Betalningsvillkoret bestämmer när pengarna ska vara hos dig. Trettio dagar netto är vanligast mellan företag i Sverige, men det är ingen naturlag.

Som litet företag är kort betalningstid ofta viktigare än nästan allt annat, eftersom din likviditet är känslig. Tio till tjugo dagar är fullt rimligt att begära, särskilt för nya kunder eller mindre uppdrag. Det viktiga är att villkoret är överenskommet innan du utför arbetet, gärna skriftligt i en offert eller i avtalet. Att skriva 10 dagar på fakturan när kunden räknat med 30 leder bara till diskussion.

Mellan företag finns en lagstadgad yttersta gräns på trettio dagar om inget annat uttryckligen avtalats. Längre kredittider kräver alltså att båda parter är överens.

Delbetalning och förskott

Vid större uppdrag är det klokt att dela upp betalningen. Ett vanligt upplägg är en tredjedel vid beställning, en tredjedel vid halvtid och resten vid leverans. Det minskar din risk och gör att du inte finansierar kundens projekt med egna pengar.

När kunden inte betalar

Förr eller senare händer det. Ta det i ordning och håll tonen saklig.

Steg 1: påminnelse

Skicka en betalningspåminnelse några dagar efter förfallodagen. Ofta handlar det om ett förbiseende. Har du avtalat om påminnelseavgift i förväg får du ta ut en sådan, annars inte.

Steg 2: dröjsmålsränta

Enligt räntelagen får du ta ut dröjsmålsränta från förfallodagen när ett förfallodatum är avtalat. Saknas avtalad förfallodag får ränta normalt tas ut trettio dagar efter att du skickat kravet. Räntesatsen är Riksbankens referensränta plus ett påslag som anges i lagen.

Du behöver inte ha skrivit något om ränta på fakturan för att ha rätt till den, men det är bra att ändå ange det. Det signalerar att du håller ordning.

Steg 3: inkasso eller betalningsföreläggande

Betalar kunden fortfarande inte kan du lämna ärendet till ett inkassobolag, eller själv ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Ansökan kostar en avgift som du normalt kan kräva av kunden. Bestrider kunden kravet går ärendet vidare till domstol, och då bör du ta hjälp.

Ett tips: dokumentera hela vägen. Offert, orderbekräftelse, följesedel och faktura tillsammans utgör en stark kedja som visar vad som beställts, vad som levererats och vad som ska betalas.

Dokumenten runt fakturan

Fakturan står sällan ensam. En komplett kedja ser ofta ut så här:

• Offert: ditt erbjudande, med pris, omfattning och giltighetstid.
• Orderbekräftelse: bekräftar att beställningen tagits emot och på vilka villkor.
• Följesedel: följer med godset och visar vad som levererats, utan priser.
• Faktura: betalningskravet.
• Kreditfaktura: upphäver en tidigare faktura helt eller delvis.

Alla fyra dokumenttyperna finns som gratis generatorer här: offert, orderbekräftelse, följesedel och faktura.

Arkivering

Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det gäller både fakturor du skickat och underlag för dina inköp.

Får du fakturan digitalt ska den sparas digitalt. Skriver du ut den och slänger originalet har du i praktiken förstört underlaget. Ett enkelt upplägg är en mapp per år med alla PDF:er, med backup på annan plats.

Vanliga misstag

Att fakturera för sent. Ju längre tid som går mellan utfört arbete och faktura, desto svårare blir diskussionen om vad som ingick.

Vaga radbeskrivningar. "Konsultarbete" säger inget. Skriv vad som gjorts, gärna med datum och antal timmar.

Att glömma momssats per rad. Har du både 25- och 6-procentsrader måste momsen specificeras per sats.

Att inte följa upp. En obetald faktura blir inte bättre av att ligga. Sätt en påminnelse i kalendern på förfallodagen.

Läs vidare

Är du osäker på momsen på fakturan finns momsguiden. Ska du sätta pris på ditt arbete innan du fakturerar hjälper prissättningsguiden.