Följesedel
Lista vad som ligger i försändelsen, utan priser. Fyll i leveransuppgifter, förhandsgranska och ladda ner en färdig PDF med kvittensrader.
Vad är en följesedel?
En följesedel följer med godset och talar om vad försändelsen innehåller. Mottagaren använder den för att kontrollera att allt kommit fram, i rätt antal och utan skador. Den fungerar alltså som en packlista och ett kvitto på leveransen i samma dokument.
För dig som avsändare är den värdefull av en enkel anledning: när kunden skrivit under följesedeln har du dokumenterat att godset tagits emot. Uppstår en diskussion senare om att något saknades är det den underskriften du visar upp.
Följesedeln visar aldrig priser
Det här är den viktigaste skillnaden mot fakturan, och skälet är praktiskt. Godset passerar speditörer, lagerpersonal och godsmottagningar på vägen. Ingen av dem behöver veta vad kunden betalar, och du vill sällan att dina priser cirkulerar fritt.
Därför listar följesedeln bara vad och hur mycket, aldrig till vilket pris. Verktyget har inga prisfält alls, så det går inte att göra fel av misstag.
Vad ska följesedeln innehålla?
- Avsändare: företagsnamn, adress och kontaktväg.
- Leveransadress: mottagarens namn och adress, med portnummer eller godsmottagning om det behövs.
- Följesedelsnummer och leveransdatum.
- Ordernummer som referens till beställningen.
- Innehåll: artiklar med antal och enhet.
- Kolliuppgifter: antal paket, vikt och godsmärkning.
- Kvittensrader för mottagarens underskrift och datum.
PDF:en får automatiskt två signaturrader längst ner, för Mottagen av och Datum.
Restnoteringar och delleveranser
Skickar du bara en del av ordern, skriv ut det. Ta med de artiklar som faktiskt ligger i lådan och notera i meddelandefältet vad som är restnoterat och när det kommer. En mottagare som ser sju artiklar på följesedeln men bara hittar fem i lådan hör av sig. En mottagare som läser att två är restnoterade gör det inte.
Följesedel eller faktura?
De två dokumenten har olika roller och ska inte blandas ihop:
- Följesedeln följer med godset, visar innehåll och är inget bokföringsunderlag.
- Fakturan skickas separat, visar belopp och moms och är ett bokföringsunderlag som ska arkiveras.
Vissa skickar en så kallad fakturaföljesedel där båda slås ihop. Det fungerar, men då åker priserna med godset. Vi rekommenderar att hålla dem åtskilda och skapa fakturan separat i fakturamallen.
Så hänger dokumenten ihop
En komplett affär går ofta genom fyra dokument: offert, orderbekräftelse, följesedel och faktura. Använd samma ordernummer på alla fyra, så går affären att följa hela vägen. Verktygen här delar samma formulär och samma dokumentformat, så de ser ut att komma från samma företag.
Arkivering
Följesedeln är i sig inget bokföringsunderlag, men om den innehåller uppgifter som behövs för att förstå en affärshändelse kan den räknas som räkenskapsinformation och ska då arkiveras enligt bokföringslagen. En undertecknad följesedel är dessutom värd att spara som bevis på leverans, oavsett vad reglerna kräver.
Vanliga frågor om följesedlar
En följesedel är ett dokument som följer med en försändelse och listar vad den innehåller. Mottagaren använder den för att kontrollera att allt kommit fram och i rätt antal.
Nej. En följesedel redovisar innehåll och antal, inte belopp. Priserna hör hemma på fakturan. Det gör också att godset kan hanteras av speditörer och lagerpersonal utan att dina affärsvillkor avslöjas.
Följesedeln följer med godset och visar vad som levereras. Fakturan skickas separat och visar vad som ska betalas. En följesedel är inget bokföringsunderlag i sig.
Det finns inget lagkrav, men det är standard vid varuleveranser. Det gör mottagningskontrollen enkel och ger dig ett kvitto på att godset tagits emot.
Ta bara med de artiklar som faktiskt ligger i försändelsen och notera i meddelandefältet vad som är restnoterat och när det beräknas komma. Skapa sedan en ny följesedel för restleveransen.
Innehåller den uppgifter som behövs för att förstå en affärshändelse kan den räknas som räkenskapsinformation och ska då arkiveras enligt bokföringslagen. En undertecknad följesedel är dessutom värd att spara som bevis på leverans.
Dags att fakturera?
Fakturan skickas separat och visar beloppen. Använd samma ordernummer så hänger affären ihop.