Orderbekräftelse
Bekräfta kundens beställning med ett tydligt dokument. Fyll i poster, leveransuppgifter och villkor, förhandsgranska direkt och ladda ner som PDF.
Vad är en orderbekräftelse?
En orderbekräftelse är säljarens svar på en beställning. Den bekräftar att ordern tagits emot och slår fast vad som nu gäller: vad som ska levereras, till vilket pris, när och på vilka villkor. Kunden får svart på vitt att beställningen gått fram, och du får ett dokument att luta dig mot om något senare ifrågasätts.
För många småföretag är det här steget det som skiljer en professionell leverantör från en rörig. En kund som beställt något dyrt och inte hört något på tre dagar börjar undra. En orderbekräftelse i inkorgen samma dag löser det.
Vad ska en orderbekräftelse innehålla?
- Dina uppgifter: företagsnamn, organisationsnummer, adress och kontaktväg.
- Beställarens uppgifter: namn, adress och kontaktperson.
- Ordernummer och orderdatum, så att ni båda kan hänvisa till rätt affär.
- Specifikation: vad som beställts, med antal och pris per post.
- Pris och moms: belopp exklusive moms, momssats och totalsumma.
- Leveransuppgifter: beräknat leveransdatum, transportsätt och leveransvillkor.
- Betalningsvillkor och hur betalningen ska ske.
Verktyget fyller i den strukturen automatiskt. Momsen räknas per rad och grupperas per skattesats, precis som på fakturan.
Bekräftelsen måste stämma med beställningen
Det här är den viktigaste juridiska poängen. Stämmer orderbekräftelsen överens med vad kunden beställt bekräftar den bara det avtal som redan slutits. Men avviker den, till exempel med ett annat pris, ett annat antal eller ett senare leveransdatum, räknas den enligt avtalslagen i stället som ett nytt anbud. Då finns inget avtal förrän kunden accepterat ändringen.
Behöver du ändra något jämfört med beställningen, skriv ut det tydligt i meddelandefältet i stället för att smyga in det. Be kunden bekräfta. Det tar en minut och sparar veckor av diskussion.
Orderbekräftelse, offert och faktura
De tre dokumenten kommer i tur och ordning och besvarar olika frågor:
- Offert: vad skulle det kosta? Skickas innan kunden bestämt sig. Använd offertgeneratorn.
- Orderbekräftelse: vad har vi kommit överens om? Skickas när kunden beställt.
- Faktura: vad ska betalas och när? Skickas vid eller efter leverans. Använd fakturamallen.
Följer godset med en försändelse hör även en följesedel till bilden, som visar vad som ligger i paketet utan att avslöja priser.
Vid försäljning till konsumenter
Säljer du på distans till privatpersoner, exempelvis via en webbshop, ska du enligt distansavtalslagen ge kunden en bekräftelse på avtalet i läsbar och varaktig form inom rimlig tid. Bekräftelsen ska också innehålla information om ångerrätten. En orderbekräftelse per e-post uppfyller normalt kravet på varaktig form, men komplettera med ångerrättsinformationen.
Numrering och ordning
Ge orderbekräftelserna en egen löpande nummerserie, skild från fakturanumren. Verktyget föreslår formatet OB-2026-001. Använd sedan samma ordernummer på följesedeln och fakturan, så går affären att följa hela vägen från beställning till betalning.
Relaterade verktyg
Efter leverans skapar du fakturan i fakturamallen. Behöver du kontrollera priset innan du bekräftar finns vinstmarginalkalkylatorn och momsräknaren.
Vanliga frågor om orderbekräftelser
En orderbekräftelse är ett dokument där säljaren bekräftar att en beställning tagits emot och vad som gäller för den. Den beskriver vad som ska levereras, till vilket pris, när och på vilka villkor.
En orderbekräftelse som stämmer överens med kundens beställning bekräftar det avtal som redan slutits. Avviker den från beställningen räknas den i stället som ett nytt anbud, och då finns inget avtal förrän kunden accepterat ändringen.
En offert är ett erbjudande innan kunden bestämt sig. En orderbekräftelse skickas efter att kunden beställt och bekräftar vad som nu gäller. Offerten frågar, orderbekräftelsen svarar.
Det finns inget generellt krav mellan företag, men det är god sed och minskar missförstånd. Vid distansförsäljning till konsumenter ska näringsidkaren däremot ge en bekräftelse på avtalet i läsbar och varaktig form.
Nej, håll serierna åtskilda. Fakturanumren ska vara obrutna och löpande för bokföringen. Använd däremot gärna samma ordernummer som referens på både följesedel och faktura, så hänger affären ihop.
Dags att skicka godset?
Följesedeln listar vad som ligger i försändelsen, utan priser, och har rader för mottagarens kvittens.